O primeiro trimestre do ano é sempre marcado pela temporada de Assembleias Ordinárias na maioria dos condomínios e loteamentos. Nessas importantes reuniões são tratados assuntos como Prestação de Contas, Previsão Orçamentária, Eleição de Síndicos e Diretorias, Sorteio de Garagens, etc.
Uma das coisas que chama à atenção, porém, é a baixa frequência dos moradores nessas assembleias. Isto se deve, em grande parte, às extensas pautas, ao longo tempo de duração delas e também aos conflitos durante essas reuniões.
Então, para que as assembleias sejam produtivas é necessário que o síndico e a administradora do condomínio se preparem bem e com boa antecedência. Abaixo sugerimos quatro dicas para que as assembleias sejam eficazes:
1 Colocar em pauta somente os assuntos pertinentes às assembleias ordinárias
Muitos síndicos acabam cedendo à pressão de alguns moradores e levando assuntos que poderiam ser discutidos em outras assembleias, como as extraordinárias. Excesso de pauta faz com que o tempo da assembleia seja muito longo, invariavelmente. Por isso, o síndico deve se ater aos assuntos principais como Prestação de Contas, Previsão Orçamentária, e, se for o caso, Eleições. Essas pautas, por si só, já são demasiadamente extensas dependendo do tamanho do condomínio.
2 Elaborar o Edital de Convocação de modo inteligível
Para que os condôminos saibam exatamente qual será o seu papel na assembleia é preciso que o edital seja escrito com bastante clareza. Por exemplo, uma das questões que mais causa morosidade às assembleias são os conflitos gerados logo na chegada dos moradores para assinar a lista de presença. Muitos que comparecem não são os proprietários e na maioria das vezes estão sem o documento de representação (procuração) adequado. Informações bem escritas, de preferência validadas por um advogado, ajudará a eliminar possíveis desentendimentos.
3 Enviar os documentos relativos às pautas juntamente com o edital de convocação.
Essa boa prática de gestão tem se mostrado eficiente na medida em que torna possível que os moradores tenham acesso prévio a todas as informações que serão discutidas a fim de que haja a eficácia esperada. Ao tratar da Previsão Orçamentária, por exemplo, o síndico deve encaminhar uma planilha do orçamento para os condôminos. Isso evitará uma série de detalhamento na hora da reunião, o que geralmente toma muito tempo.
